～共有フォルダ活用事例～活用シーン別のフォルダ分け案
共有フォルダのフォルダ構成はどのようになっていますか？
共有フォルダに限らず、顧客ごとのフォルダを作り、資料を管理している会計事務所は多いのではないでしょうか。
しかし、各担当者が自由にフォルダを作っていることで、
「この顧客はこの資料はどこに保管しているっけ…？」
「前担当者の作ったフォルダに、なかなか慣れない…」という事態は起こっていませんか？
私たちは「フォルダ分け」は会計事務所の業務効率化において重要なポイントの1つであると考えています。
そこで今回は、活用シーン別にフォルダ分けの事例をご紹介します！
顧客との共有フォルダとして活用
ストック情報の保管庫
決算書などの顧客と共有したいストック情報を保管している事例です。顧客は欲しい時にいつでも閲覧できるため、メール等でデータの受け渡しをする必要がなくなります。この事例では、顧客に分かりやすいよう「資料名」でフォルダを作成し、中を年度ごとのフォルダで分けています。
資料回収・納品用
顧客からの資料回収と会計事務所からの納品の両方を実施している事例です。この事例では、顧客が使いやすいよう、一番上に「資料回収用」のフォルダを設置しています。
事務所用サーバーとしての活用
閲覧用資料の保管庫
スタッフが社外にいても資料を閲覧できるようにしている事例です。テレワークにも役立ちますし、紙で持ち歩く資料を減らせます。
この事例では、顧客とのデータ共有はしていないので、会計事務所目線で使いやすいよう、「業務別」でのフォルダ分けとなっております。
業務進行用
業務の進行により、ファイルの保存先を変更する使い方の事例です。外出が多い先生でも、社外から現在の業務の進行状況を確認することができます。
フォルダ名が進捗管理表のように、業務の進行状況になっているのが特徴です。
※上記のフォルダサンプルのデータはこちらからダウンロードできます。
共有フォルダ活用のポイント
青色フォルダの活用を検討する
全顧客に同じ名前のフォルダを作成したい場合には、青色フォルダが便利です。新年度のフォルダも一括で追加でき、逆に過年度のフォルダを一括で削除することも可能です。事務所全体で統一ルールを設ける場合には、ぜひ活用してください。
コピペで一括作成
フォルダは最大12個まで一括で作成でき、フォルダ名はコピペで簡単に入力することができます。ですので、まずはExcelでフォルダ案を作成するのがおすすめです。
数字を付けて整理する
フォルダ名に数字を付けることで、その数字の順番にフォルダを並べることができます。
※10以上になる場合は、01、02、03・・・10と付けて下さい。
さらなる業務効率化に向けて、フォルダ分けを見直してみませんか？ご不明な点があればお気軽にご相談ください。
顧客への提案ツールもご用意しています
他のその他活用術をみる
お問い合わせはこちら
移転、事務所名変更などの
情報変更もこちらからご依頼ください。
