2025年07月30日（水）

電子会議室事例紹介～今すぐ使える他事務所活用事例を紹介＆解説～

MyKomonを使っているけれど、この方法がベストか分からない・・・
他の事務所ってどう使っているの？
そんな時にご参考いただける、他事務所の活用事例を機能別に紹介&解説します。

こんな方におすすめ

情報共有のため紙を印刷して壁に貼っているが誰が見ているか分からない。

紙を回覧しているが外出している職員とタイムラグがあったり誰かで止まってしまう。

新入社員へ所内のきまりやルールを毎回口頭で伝えている。

所内で気軽なチャットが増えており、大事なことが流れてしまう。

今回ご紹介する事例　A事務所／職員数20名

【担当者】
事務所について教えてください。

【所長】
職員数20名で、製販分離しており訪問担当者が1人で他複数名が資料作成などを担当しております。テレワークは資料の持ち帰りやセキュリティの観点から難しいと思っていましたが、今後対応していかなければいけないと思い運用を検討中です。

【担当者】
MyKomonの電子会議室を導入する前はどういった方法で所内へ情報共有していましたか？

【所長】
旬な情報は自分が総務へ伝えて、回覧版を総務に作ってもらい、職員へ回していました。個々の顧問先の対応方法の共有とかは、口頭やメモ書き、メールで送っている人もいたと思います。

【担当者】
MyKomonの電子会議室の導入後、良かったことがあれば教えてください！

【所長】
リアルタイムに情報共有できるようになり
職員→総務→他の職員へ共有という流れだったのが、
職員→電子会議室へ書き込みに変わり、総務の工数が短縮されました。

さらに、これは職員に見て欲しい！と思ってコンテンツを回覧していましたが以前は誰が見てるのかも分かりませんでした。電子会議室では未読管理から誰が読んだのかが分かるので安心です。

リアクション機能もあるので、アンケート形式で活用したりもしています。

一度書き込んだものはずっと残るし共有付箋に設定できるのも便利です。所内のルールなども書き込んで、入社した人には初日に読んでもらうようにしています。

【担当者】
何か工夫したことはありますか？

【所長】
最初は浸透するまで職員が全然電子会議室を見てくれませんでした。なのでリーダーが毎日未読管理で部下の閲覧状態をチェックして、翌日にまだ未読になっている人へは声掛けをして必ず毎日見るように伝えました。今では全員習慣付いて、退勤時には未読0の状態にしてもらっています。

また、毎月役員だけに周知したいこともあったので、
「事務所名／役員会議室」を作成し、担当者設定を役員だけにすることで対象を絞った所内利用もしています。IT担当者権限は役員しか持たせていないので、他の職員に見られることなく利用できています。