資料回収事例紹介～今すぐ使える活用事例を紹介＆解説～
MyKomonを使っているけれど、この方法がベストか分からない・・・
他の事務所ってどう使っているの？
そんな時に役立つ他事務所の活用事例を機能別に紹介&解説します。
こんな方におすすめ
資料が一向にそろわず、決算や確定申告業務完了に影響がでている。
資料回収状況が分からず、担当者と入力担当者との連携が上手くいっていない。
担当者ごとに異なるフォーマットを利用して顧客に資料依頼をしており、統一したい。
去年の資料を確認したいけど、フォルダを探すのが大変。
顧客とWEB上で共有できる回収リスト
顧客に「何を提出すれば良いか」を分かりやすく提示できる回収リストをWEB上で公開できます。
電子会議室にはワンクリックで書き込めるほか、URLをコピーしてメールやその他の連絡ツールから送ることも可能です。
抜け漏れを防げるうえ、所内・顧客どちらの担当者が代わってもリストを引き継げるため、
「送った／送ってない」といった行き違いの解消にもつながります。
さらに、顧客はスマホアプリから写真撮影しアップロードできるため、郵送費の削減や所内でのスキャンの手間も省けます。
提出状況をリアルタイムで確認
お知らせメールを設定することで期日前と期限後の催促漏れを防ぎ、
繁忙期時の連絡業務の負担を軽減できます。
事務所側では「誰が未提出か」「何を未提出か」を一覧で確認できるので、資料を探す手間が不要です。
前年の提出資料をサンプルとして添付
リストだけでは具体的な資料のイメージがつかみにくい顧客のために、サンプル資料を添付することができます。
前年の提出資料を添付しておけば、顧客は迷わず資料を準備することができます。
また、年度更新をすることで翌年もそのままリストを活用することができ、
前年の提出履歴はいつでも参照できます。
各種テンプレートの活用
法人決算
提出状況を一覧で確認できるため、催促漏れを防止できます。
また、前年の提出履歴も参照できるので、「去年はどうだったか？」という確認もスムーズです。
確定申告
提出期限を設定し、自動リマインドメールを送信できるため、職員の連絡負担を軽減できます。
顧客も「何を出せば良いか」が一目で分かるため、提出漏れを防止にもつながります。
相続
全国に散らばった親戚から資料を集めるケースでも活用できます。
資料回収機能なら、複数の関係者が同じ回収リストにアクセスできるため、
遠方の親戚でも簡単にアップロード可能です。
郵送やメール添付の手間を削減し、スピーディな対応が可能です。
さらなる業務効率化に向けて、資料回収の仕組みを一度見直してみませんか？
これまで紙でご提出いただいていた先についても、
この機会に資料回収へ移行いただくようご案内してみるのもおすすめです。
ご不明な点があればお気軽にご相談ください。
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