業務報告書 活用事例～顧客対応のすべてを「事務所の財産」に～
こんな課題はありませんか？
●職員が顧問先でどんな話をしているかわからず不安
●顧問先のことは担当者しか知らないことが多く、退職によるリスクを感じる
●担当者変更時の引継ぎが不十分で顧問先に迷惑をかけてしまった
⇒ 「業務報告書」で解決できます。
業務報告書とは？
顧問先とのやり取りや対応内容を、事務所全体で共有するための機能です。
蓄積された業務報告書はやがて、様々な事例が詰まった「事務所独自の顧客情報データベース」となります。
３つのメリット
リスク回避
・顧客との「言った・聞いていない」を防ぐ
・トラブル発生時の記録としても活用できる
新人教育
・過去の事例を読むことで疑似体験できる
・若手の成長スピードが上がる
担当引継ぎ
・過去の履歴を見れば、背景や注意点がすぐ把握できる
・顧問先に“情報が共有されている事務所”という安心感を提供できる
他事務所の成功事例
業務報告書＝仕事完了
・ 「業務報告書が完成して初めて仕事完了」という明確なルール化
・ 作成状況を評価・賞与に反映
→ 報告書の作成が“当たり前”になった
潜在ニーズの可視化
・「事業承継」「M&A」「遊休地」などのキーワードを残す
・ ランク（重要度）設定で重要案件を把握
→ 顧問先のニーズが見えやすくなり、提案の質が上がった
3営業日以内ルール
・ 訪問して3営業日以内の報告書作成をルール化
・ 上司が必ず目を通す仕組みを導入
→本人が気づけなかったリスクや対応漏れを早期に発見できるようになった
成功している事務所には、2つの共通点があります。
✓「作成するのが当たり前」になるルールがある（ルール化・評価制度）
✓「書くことで得られるメリット」が実感できる（提案力UP・引継ぎ効率化・ミスの早期発見）
MyKomon業務報告書のおすすめポイント
検索性
報告書種別、顧問先、作成者、期間、ランク、ファイル添付の有無、キーワードなど、細かい検索が可能
→必要な情報にすぐアクセスでき、業務の効率が向上
公開範囲設定
報告内容に応じて、所内全体に公開するか特定メンバーだけに公開するかを設定できる
→機密性の高い相談やデリケートな案件も、安心して共有できる
テンプレート設定
誰が書いても、同じ質で報告書を作成できるよう、テンプレート設定ができる
→作成も確認もスムーズに ※テンプレートのサンプルデータはこちら
業務報告書は“上司への報告”ではなく、“事務所の財産”です。
ぜひ、MyKomonの業務報告書を活用してみませんか？
ご不明な点等がございましたらお気軽にご相談ください。
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