2025年03月10日（月）

ペーパーレス事例紹介～顧客への決算申告書等の電子納品～

顧問先への決算申告書等の納品はどのように行っていますか？

まだまだ紙が主流かとは思いますが、コロナ禍以降は電子データでの納品に切替えを検討しているというご相談も増えてきました。
背景には、物価や人件費の上昇はもちろんですが、コロナ禍での給付や融資の際に、顧問先から資料の再提供の依頼が多かったこともあるようです。

そこで今回は、MyKomonの共有フォルダを活用した、決算申告書等の電子納品の事例をご紹介します！

共有フォルダとは？

会計事務所と顧問先がデータを共有するためのオンラインストレージサービスです。セキュリティ対策・災害対策も万全ですので、大切なデータを安心して保管いただけます。
詳しいメニュー紹介はこちら

決算申告書の提供を電子化するメリット

顧問先にとってのメリット

会計事務所が手間をかけて作成している決算申告書ですが、顧問先でどのように保管されているかは把握されていますか？必要時にすぐ取り出せるよう整理して保管できている顧問先ばかりではないかもしれません。つまり、電子データで整理保存した形で資料を提供してあげることは、顧問先が税務書類を整理保管する手間を削減することに繋がります。

会計事務所にとってのメリット

資料を紙に出力して製本するコストや、それらの作業を実施するスタッフの工数削減に繋がります。また、紙で提供していても「データが欲しい」という依頼が多く、悩まれているケースもあるのではないでしょうか？あらかじめ電子データで提供すれば、担当者がそのような依頼に都度対応する手間も削減できます。

よくあるご質問

Q.他事務所では、顧問先にどのようにアナウンスをしていますか？
A.事務所方針によって対応は様々ですが、決算報告の際に直接説明されるケースが多いようです。
ご理解いただきやすいよう、いきなり電子化するのではなく初年度は紙＋電子データで提供し、翌年から電子データのみに移行された事例もあります。

Q.他事務所では、紙での提供を希望される顧問先にどのように対応していますか？
A.事務所方針によって対応は様々です。
・別途有償で提供している
・既存顧客は無償、新規顧客は有償と対応を分けている
・紙が必要な理由や、顧問先の状況を考慮して個別対応をしている　　などの事例があります。

Q.他事務所では、データの保存期間はどうしていますか？
A.事務所方針によって対応は様々です。
・1年間のみ保管している（翌年分の提供時に前年分を削除する）
・3～5年間など期間を定めている
・現状は何も定めていない　　などの事例があります。